Dataskyddspolicy

MARELD landskapsarkitekter AB

För att kunna erbjuda dig våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter enligt nedan, något vi gör med största möjliga hänsyn till din integritet.

Observera att du genom att använda våra tjänster accepterar vår Dataskyddspolicy och vår behandling av dina personuppgifter.

Syftet med vår allmänna dataskyddspolicy

MARELD landskapsarkitekter AB är angelägna om att du ska känna dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna Dataskyddspolicy som utgår från gällande Dataskyddsförordning (GDPR 25 maj 2018). Policyn tydliggör varför och hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av de uppgifter som vi har om dig. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för ändamålet samt för laglig efterlevnad. Vidare strävar vi efter att använda så få och så lite integritetskänsliga uppgifter som möjligt.

Därtill behöver vi dina personuppgifter för att kunna erbjuda dig god service vad gäller exempelvis uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att utföra kund- och marknadsanalyser inom ramen för vår verksamhet och bransch, allt i syfte att förbättra våra tjänster gentemot dig.

Vid alla former av marknadsföring gör vi först en intresseavvägning innan en förfrågan eller inbjudan skickas ut. Vid behandling av personuppgifter i marknadsföringssyfte, t.ex. genom direktmarknadsföring per e-post, har du rätt att neka oss användningen av dina personuppgifter. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om villkoren för detta och hur du motsätter dig användandet av dina personuppgifter. Vidare kommer du att ges möjlighet att avböja fortsatt kontakt vid varje marknadsföringstillfälle utifall att du ändrar inställning efter en tid. Det gäller t.ex. vid prenumeration på vårt nyhetsbrev och inbjudningar till våra event. Vid vissa event kan särskilda villkor gälla, exv. vad gäller fotografering och medverkan på liksom lagring och publicering av foton. Detta kommer då att tydligt framgå i inbjudan.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund, såsom att de krävs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag eller att du givit oss samtycke. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

Namn
Adress
E-postadress
Telefonnummer
Titel
Uppgifter som du självmant registrerat och frivilligt uppger

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

I möjligaste mån inhämtar vi ditt samtycke innan vi börjar behandlar dina personuppgifter. Det gör vi genom att låta dig fylla i uttryckliga samtyckesklausuler i de fall behandlingen grundas på samtycke.

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

  • Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
  • Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
  • Uppgifter som vi får från offentliga register
  • Uppgifter som vi får när du anlitar oss för uppdrag
  • Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra events
  • Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
  • Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
  • Uppgifter som vi får när du kontaktar, söker anställning hos, besöker eller på annat sätt tar kontakt med oss

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Behandlar vi dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Vi har och utvecklar ständigt våra rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. I de fall då vi tar extern hjälp i vår verksamhet, såsom med ekonomitjänster, revision och IT, upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med respektive leverantör.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi har policy för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. Det gäller bl.a. uppgifter som måste kunna lämnas och redovisas för statliga myndigheter såsom Skatteverket, Bolagsverket och Försäkringskassan. I de fall vi tar extern hjälp i vår verksamhet, och som innebär att en tredje part behandlar personuppgifter som vi är personuppgiftsansvariga för, t.ex. vad gäller ekonomitjänster, revision och IT, upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med respektive leverantör.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Enligt bokföringslagen ska samtliga uppgifter som utgör underlag för bokföring sparas i minst sju år. Därtill tillämpar MARELD en bufferttid på ett år (innevarande år), således sparas personuppgifter av denna karaktär i våra affärssystem i minst åtta år (7+1).

Då många av våra uppdrag förhåller sig till långa projekt-, plan- och byggprocesser och ett uppdrag vi gjort för många år sedan kan vara/bli relevant för samma eller i ett liknande uppdrag långt senare, sparar vi personuppgifter inom ramen för uppdrag upp till 15 år.

Personuppgifter som vi erhåller vid ansökan om tjänst på MARELD sparas i fem år. Detta då ett visat intresse av en tjänst hos oss bedöms kunna kvarstå och ses som ett medgivande om att bli kontaktad om ett nytt tillfälle uppstår inom fem år.

I de fall det finns ett kund-leverantörsförhållande eller ett förhållande med personer där vi ser möjligheter till nya uppdrag och kunder sparar vi personuppgifterna så länge relationen eller möjligheten kvarstår.

Dina rättigheter

Som registrerad hos oss har du rätt;

  • till information om behandlingen av dina personuppgifter,
  • till tillgång till vilken information vi har registrerad,
  • till rättelse av felaktiga grunduppgifter,
  • att bli struken om det inte längre finns behov av att uppgifterna sparas,
  • till begränsad behandling (frysning av uppgifter),
  • att få ut dina uppgifter i maskinläsbart format,
  • att ifrågasätta och göra invändning mot användning av uppgifter, exv. vid marknadsföring, samt
  • att få information om automatiserad behandling.

Vårt ansvar

MARELD landskapsarkitekter AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Kontakt i fråga om integritets- och dataskydd

Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på info@mareldlandskap.se eller ta kontakt med vårt dataskyddsombud Bo Larses på e-post bo.larses@mareldlandskap.se eller på
tfn 0725-34 33 35.